Цахим баримт бичгийн менежмент, аж ахуйн нэгжүүдийн хооронд цахим шуудангаар харилцах харилцаа улам бүр өргөжиж байгаа хэдий ч бизнесийн захидал харилцаа нь ач холбогдлоо алдаагүй байна. Ажил хэргийн захидлын 80 гаруй хувийг цаасан дээр хэвлэж, шуудангаар эсвэл дотооддоо явуулсан экспедицээр явуулдаг. Захидал илгээгчид хогийн саванд явуулалгүйгээр зорилгодоо хүрэхийн тулд хэрхэн зөв захиа бичих вэ?
Зааварчилгаа
1-р алхам
Бизнесийн захидал бичиж эхлэхдээ бизнесийн хэвлэмэл хуудас ав. Дүрмээр бол түүний форматыг А4 цаасан дээр хэвлэсэн оффисын ажлын зааварт тодорхойлсон болно. Хэрэв хэвлэх ажлыг бэлэн хэвлэмэл хуудсан дээр хийх юм бол дээрээс нь хангалттай хонхойлгоно (компанийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг багтаах). Хөвөөг зүүн талд - 30мм, баруун ба доод талд - 20мм (бага, гэхдээ 15мм-ээс багагүй) үлдээгээрэй.
Алхам 2
Маягтыг сонгохдоо нарийвчилсан байршлыг (өнцгийн ба уртааш) шийднэ. Хэрэв таны захидал нь үйлдвэрлэлийн болон санхүүгийн үйл ажиллагаатай холбоотой бол мэдээлэл, хамтын ажиллагааны саналыг хувийн хүнд хаягласан бол дэлгэрэнгүй мэдээллийг өнцгийн зохицуулалтыг ашиглах нь зүйтэй (хуудасны зүүн дээд буланд).
Хаягчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг захидлын зүүн дээд хэсэгт хэвлэв. Хуулийн этгээдийн хувьд энэ нь байгууллагын нэр (нэр дэвшсэн тохиолдолд), уг захидалд зориулагдсан хүний байр суурь (хувь хүний тохиолдолд) юм. Жишээлбэл, ХК "ПавловскГранит", борлуулалтын хэлтсийн дарга Иванов И. И.
Хэрэв захидлыг толгой руу илгээсэн бол аж ахуйн нэгжийн нэрийг орхиж болно, учир нь энэ нь албан тушаалын гарчигт багтсан болно (жишээлбэл, "ХК-ийн захирал ПавловскГранит" Сидоров Е. Е.).
Алхам 3
Баярын хуудас, урилгын бичиг нь дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртааш байрлуулсан хэвлэмэл хуудас дээр илүү сайн харагдах болно. Ийм захидлын толгой хэсэгт хамгийн бага нарийвчилсан тоогоор сүлд, эмблем, аж ахуйн нэгжийн нэр, товчилсон нэр (зөвхөн дүрэмд эсвэл бусад баримт бичигт тусгасан тохиолдолд), огноо, дугаарыг оруулна. Байгууллагын хаяг, утасны дугаар, имэйл хаяг нь хөл хэсэгт байрладаг. Ийм захидлын агуулгыг нэг хуудсан дээр байрлуулахыг зөвлөж байна.
Алхам 4
Одоо захиагаа өөрөө бичиж эхэл. Баримтын нэрийг (Захидал) хэвлэх шаардлагагүй. Оффисын ажлын зааварт заагаагүй бол өөрийн хүссэн фонтоо сонгоно уу. Хамгийн өргөн хэрэглэгддэг фонт бол Times New Roman, 12-14 хэмжээтэй.
Алхам 5
Хэрэв энэ нь тодорхой хүнд зориулагдсан бол түүнтэй шууд холбоо бариарай ("Эрхэм хүндэт Николай Иванович!") Зөвхөн "та" руу л хандана уу. Хэрэв үгүй бол шууд текст рүү очно уу. Хэрэв үсэг богино байвал мөр хоорондын зайг 1, 5 болгож өөрчил.
Агуулга нь тодорхой, хаягаас хүссэн зүйлээ тодорхой илэрхийлсэн байх ёстой.
Алхам 6
Төгсгөлд нь захидалд гарын үсэг зурсан даргын албан тушаал, овог нэрээ бичнэ үү (овгийн урд үсгийн эхний үсгийг бичнэ үү, жишээлбэл, В. И. Петров). Доор таны жүжигчний координатууд - овог, нэр, эцгийн нэр, утасны дугаар байна.
