Телефонограм гэдэг нь утсаар амаар дамжуулсан баримт бичгийн ерөнхий нэрийг хэлнэ. Дүрмээр бол хаягийг ямар нэгэн зүйлийг яаралтай мэдэгдэх, мессеж илгээх, урилга илгээх шаардлагатай тохиолдолд онцгой тохиолдолд үйлчилгээний мэдээллийг дамжуулахад ашигладаг.
Шаардлагатай
бичгийн хэрэгсэл, хүлээн авагчийн утасны дугаар, мэйлийн дэвтэр, утасны холбоо
Зааварчилгаа
1-р алхам
Утасны мессежийг бэлтгэ. Мессежийн мөн чанарыг товч дурд, текстийн санал болгож буй урт нь 50-аас илүүгүй үг байна. Хэрэв утасны мессеж нь ирээдүйд болох үйл явдлын шинж тэмдэг агуулсан бол: уулзалт, уулзалт, акт гаргах гэх мэт үйл явдлын тодорхой газар, цагийг зааж өгөх хэрэгтэй.
Текстийг давхар тайлбарлах боломжийг хасах байдлаар бичсэн байх ёстой.
Алхам 2
Толгойноос захидал зурах журмын дагуу цаасан дээр утасны мессеж зур. Тиймээс текст бүхий баримт бичигт шаардагдах зүйлийг өгөх ёстой: өвөрмөц дугаар, эмхэтгэсэн огноо. Утасны мессежийг түүний өмнөөс дамжуулах хүн гарын үсэг зурдаг.
Алхам 3
Утасны мессеж хүлээн авагчийг тодорхойл. Хэрэв хэд хэдэн хүлээн авагч байгаа бол зурвасын текстээс гадна хүлээн авагчдын жагсаалтыг гарга. Ийм жагсаалтыг тусдаа хуудсан дээр гаргаж, үүнд утасны мессеж, холбогдох утасны дугаарыг илгээх ёстой байгууллагуудын нэрсийг багтаасан болно.
Алхам 4
Утасны мессежийг гарч буй захидал харилцааны бүртгэлд бүртгүүлэх. Хэрэв таны ажлын урсгалд утасны мессеж ховор тохиолддог бол ердийн журнал ашиглан бүртгүүлээрэй. Мэдээлэл дамжуулах энэ аргыг байнга ашигладаг бол утасны мессеж бичих тусдаа тэмдэглэл хөтлөх хэрэгтэй тул навигаци хийхэд илүү тохиромжтой байх болно.
Алхам 5
Хаяг хүлээн авагч руу залгаж, утасны мессеж авахыг хүс. Утасны мессеж хүлээн авч буй хүний албан тушаал, овог, нэр, эцгийн нэрийг олж мэдээд тэмдэглэ.
Алхам 6
Захиалагчдаа хэлнэ үү:
- өмнөөс нь утасны мессеж илгээсэн хүний албан тушаал, овог, нэр, эцгийн нэр;
- таны албан тушаал, овог, нэр, эцгийн нэр, утасны дугаар.
Утасны мессеж бичих. Текстийг дамжуулсны дараа захиалагчаас бичлэгийн зөв эсэхийг шалгахын тулд утасны мессежийг дахин уншихыг хүс.
Алхам 7
Захиалагчаас утасны мессеж ирсэн бүртгэлийн дугаарыг олж мэдээд бичнэ үү.
