Яаралтай тэмдэглэсэн факсыг - даргад хурдан өг, хайрцгийг дүүргэсэн имэйлийг задлах, шуудангийн авчирсан овоолсон захидал, хос илгээмжийг хэлтэс хэсгээр нь яаралтай "тарааж" байх ёстой. амралтын өргөдөл бичсэн. Энд танд зар сурталчилгаа, нягтлан бодох бүртгэлийн чухал баримт бичиг хоёулаа байна. Нарийн бичгийн даргын ажил хэцүү байна! Байгууллагын хувь заяа, таны карьер үүнээс хамаардаг болох нь тогтоогдсон тул нэг "цаас" -ыг алдах нь зүйтэй юм. Энэ эсвэл баримт бичгийг үргэлж олж авахын тулд та захидал харилцааг зөв бүртгүүлэх боломжтой байх ёстой.
Шаардлагатай
- Ирж буй захидал бүртгэл,
- гарч буй мэйлийн бүртгэл,
- 96 хуудастай дэвтэр,
- байгууллагын хэлбэр,
- хавтас.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Та бүх ирсэн болон гарч буй захидал харилцааг бүртгэх, үүнээс гадна хүлээн авсан эсвэл илгээсэн өдөр бүртгүүлэх шаардлагатай. Бүх төрлийн захидал харилцааг бүртгэх ёстой: шуудангийн илгээмж, имэйл, факс, мессежний гарт биечлэн хүргэх. Чухал имэйлүүд (орж ирсэн болон гарсан) бусад төрлийн захидал харилцааны нэгэн адил хэвлэгдэн бүртгэгдсэн байх ёстой. Үүнээс гадна дотоод захидал харилцааг бүртгэх шаардлагатай: санамж бичиг, үйлчилгээний тэмдэглэл, тайлбар тэмдэглэл, мэдэгдэл, гомдол.
Алхам 2
Захидал харилцааг бүртгэхийн тулд бүртгэлийн тусгай бүртгэл хөтөлнө. Тодорхой төрлийн захидал харилцааны хэмжээнээс хамааран та ирж буй болон гарч буй захидал харилцааны ерөнхий тэмдэглэлийг үүсгэх, эсвэл төрөл хэлбэрээр нь задлах боломжтой. Жишээлбэл, ирсэн болон гарсан имэйлийг бүртгэхийн тулд тэмдэглэл хөтлөөрэй. Захидал харилцааны эзэлхүүнээс үл хамааран ирж байгаа болон гарч буй факсыг бүртгэх тусдаа журнал үүсгэх нь тохиромжтой байдаг.
Алхам 3
Хэрэв танд хэвлэх үйлдвэрт хэвлэсэн захидал харилцааны бүртгэлийн тусгай тэмдэглэл байхгүй бол энгийн дэвтэр аваад дэлгээд өгөөрэй. Ирж буй захидлын тэмдэглэлд мессежний дугаар, хүлээн авсан огноо, мөн захидал харилцааны төрлийг бичнэ үү. Тусдаа баганад захидлын агуулгыг товч тайлбарлана уу. Дараагийн баганад толгойн тогтоол, бичгийг гүйцэтгэхээр хүлээлгэн өгсөн хүний нэрийг бичнэ. Практик дээр, асуудлыг тодорхой нэг хүн хянадаг бол олон захидал менежерт очдоггүй, гэхдээ тэр даруй гүйцэтгэгчид дамжуулдаг тул та энэ баганыг том болгож болохгүй. Баримт бичгийг хүлээн авсныг харуулсан гарын үсэг зурах газрыг жүжигчний овог нэрээр эсвэл түүний хажууд үлдээх нь зүйтэй. Хэрэв толгой нь нарийн бичгийн даргад баримт бичгийн "гүйцэтгэлд" хяналт тавихыг даалгасан бол тусдаа баганад хяналтын тухай тэмдэглэлийг улаан бэхээр ("K" үсэг эсвэл "хяналт" гэсэн үг) оруулна. Энэхүү баримт бичигтэй холбоотой захиалгын гүйцэтгэлийг дуусгасны дараа гүйцэтгэлд тэмдэг тавьж, "хэргийг" руу шилжүүлэх (хэргийн дугаар, үүссэн огноог заана уу).
Алхам 4
Захидал харилцааны бүртгэл нь бүх гарч буй мессежүүдэд шаардлагатай байдаг. Илгээх захидлын бүртгэлд ирсэн захидал харилцааны тэмдэглэлээс цөөн багана байна. Ирж буй захидлын бүртгэлд гарч буй захидлын бүртгэлд тухайн захидлын серийн дугаар, огноо бүхий багана, зөвхөн илгээсэн захидал, шаардлагатай тохиолдолд илгээнэ үү. мессежийн хураангуй, баримт бичгийг санаачлагчийн овог, захидлын хуулбарыг бичсэн хэргийн дугаар бүхий баганатай хамт.
Алхам 5
Онцгой байдлаар та шуудангаар илгээсэн захидал харилцааг бүртгүүлэх хэрэгтэй. Шуудангаар илгээсэн захидлын бүртгэлийг байгууллагын хэвлэмэл хуудас дээр явуулдаг. Нэг удаад 7-10-аас илүүгүй захидал илгээх нь дээр. Гараар эсвэл компьютер дээр маягт дээр илгээсэн огноогоо дор нь шуудангаар илгээсэн захидал тус бүрт бичлэгийн серийн дугаар, байгууллагын нэр, байршлыг зааж өгнө үү (та зөвхөн хотыг эсвэл бүс нутаг). Баруун талд бага зай үлдээгээрэй. Энд шуудангаар чек хүлээн авсны дараа та үүнээс захидлын дугааруудыг оруулах хэрэгтэй (ихэвчлэн 6-8 оронтой). Ачаа тус бүрийн хувьд байгууллагын нэрний доор илгээх баримт бичгийн дугаар, огноо эсвэл тэдгээрийг таних боломжийг олгодог бусад мэдээллийг бичнэ. Шуудан дээр энэ жагсаалтыг шуудангийн тамгаар баталгаажуулсан болно. Та үүнийг тусдаа хавтас эсвэл илгээсэн мессеж хадгалагдсан хавтсанд хийж болно.
Алхам 6
Дотоод захидал харилцааны төрөл тус бүрийг тэмдэглэхийн тулд тусдаа тэмдэглэл хөтлөх шаардлагатай. Тэмдэглэл бүрт баримт бичгийн дугаар, огноо, зохиогчийн овог, хураангуй, даргын тогтоол, үүрэг гүйцэтгэгчийн овог, хяналтын тэмдэг, хэргийн дугаарыг тусгана.
