Байгууллага нь богино болон урт хугацааны хадгалалт шаарддаг баримт бичгийг хуримтлуулахдаа үүнийг эмхэлж, зөөлөн эсвэл хатуу бүрхүүлтэй хавтсыг үддэг. Тодорхой тохиолдол тус бүрт архивын зураг төсөл боловсруулах, ажлын дараалалд өөрийн гэсэн шаардлага байж болно, учир нь энэ чиглэлээр хууль тогтоомжийн чанд стандарт байдаггүй. Гэсэн хэдий ч туршлагатай бичиг хэргийн ажилтнууд ихэвчлэн баримталдаг үндсэн зарчмуудыг тодорхойлдог.
Шаардлагатай
- - хар тугалга харандаа;
- - бичиг хэргийн awl (эсвэл UPD төхөөрөмж);
- - хавчаар;
- - оёх зүү;
- - хүйн эсвэл Nylon утас;
- - хайч;
- - цагаан цаасан хуудас;
- - бичгийн хэрэгслийн цавуу;
- - бүрхүүл.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгасны дараа хар тугалган харандаагаар хуудас бүрийн баруун дээд буланд серийн дугаар (он цагийн дарааллаар) байрлуулж дугаарлана. Эхний эргэлтээс эхлээрэй; агуулагдсан баримт бичгийн гарчгийн жагсаалт болон сүүлийн хуудсыг дугаарлах шаардлагагүй. Тоонууд текст рүү орохгүй байгаа эсэхийг шалгаарай.
Алхам 2
Баримт бичиг тус бүрийн зүүн захын дунд тусгай бичиг хэрэглэл бүхий хоёр хос нүх гарга. Овоолсон цаас нурахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд хавчаараар бэхлээрэй. Дүрмээр бол бичиг хэргийн ажилтнууд нүхийг босоо шугаманд байрлуулж, нүх тус бүрийн хооронд 3 см-ээс багагүй зай үлдээнэ. Хуудас нарийхан ирмэгтэй бол та ирмэг дээрээ цагаан тууз нааж болно.
Алхам 3
Баримт бичгийг анивчихад зориулагдсан тусгай машин ашиглана уу (UPD). Энэ төхөөрөмжийг ашигласнаар та нэг дор 10 см-ийн зузаантай баримт бичгийн цоолох боломжтой тул зааврыг анхааралтай уншиж, сайтар ажиллуулаарай. Өрөм маш их халдаг.
Алхам 4
Хавтсыг тусгай банкны татлага эсвэл бат бөх Nylon утас, оёдлын зүү ашиглан оёж эхлээрэй. Аюулгүй ажиллуулахын тулд архивыг хоёр удаа гялсхий. Утасны сул "сүүл" -ийг (5-6 см орчим) "ном" -ын судалтай талын дунд нүхээр татаж хүчтэй зангилаа хий.
Алхам 5
Зузаан цагаан цааснаас тойрог (диаметр нь 4 см орчим) хайчилж, түүнтэй хамт зангилаа наа. Бичгийн хэрэглэлийн ердийн цавуу хэрэглээрэй. Тамга бүхий наалтыг авч, доор нь баталгаажуулалтын гарын үсэг, огноог наана уу. Хэрэв фолдерыг баталгаажуулах хуудасгүйгээр холбосон бол хавтасны дотор талд хавсаргахыг зөвшөөрнө.
Алхам 6
Хөвчтэй хавтасыг тусгай хавтас руу гулсуулж эсвэл баримт бичгийг машинаар хавсаргана уу. Удаан хугацааны архивын хувьд хатуу хавтас сонгохыг зөвлөж байна, бусад тохиолдолд картонон "хувцас" эсвэл зузаан бүрхүүлтэй цааснаас бас тохиромжтой. Ямар ч тохиолдолд энэ нь корпорацийн хэв маягт нийцүүлэн боловсруулсан бизнесийн хэвлэх бүтээгдэхүүн байх ёстой.
