Төрөл бүрийн хавтас, ангилагч нь зөвхөн оффис төдийгүй гэрийн орчны нэг хэсэг болоод удаж байна. Үнэн хэрэгтээ энэ нь баримт бичгийг хадгалах, түүнчлэн сэдэвчилсэн байдлаар түгээхэд маш тохиромжтой арга юм. Гэхдээ хэтэрхий олон хавтас байгаа тохиолдолд тэдгээрийг ажлын талбарт тараах асуудал гардаг.
Шаардлагатай
- - хавтас;
- - цаасан тавиур;
- - наалт;
- - хайрцаг;
- - үзэг.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хавтасны агуулгыг ойлгох. Тодорхой баримт бичгийг олоход хялбар болгохын тулд үүнийг зарим ерөнхий зарчмын дагуу зохион байгуулах хэрэгтэй. Жишээлбэл, оюутнууд хичээл тус бүрт хавтас гаргаж өгөх хэрэгтэй. Ажиллаж буй хүн үйл ажиллагааны чиглэлээр хуваарилалт хийхээс гадна нэн чухал эсвэл яаралтай баримт бичигт зориулж хоёр, гурван хавтас хуваарилах боломжтой. Ангиллын системийг сонгосны дараа бүх баримт бичгүүдийг системийн дагуу байрлуулж, хадгалсан зүйлсийнхээ талаар хавтаснуудад наалт наа.
Алхам 2
Үүссэн фолдеруудыг хэрхэн хамгийн сайн цэгцлэхийг тооцоол. Хэрэв тэдгээр нь том хэмжээтэй, тогтвортой байвал та тэдгээрийг тавиур дээр сэдвээр нь байрлуулж болно. Нимгэн, уян хатан хавтасыг хэвтээ байдлаар хадгалах нь дээр. Гэхдээ том хэмжээтэй стекийг ашиглахад тохиромжгүй тул цаасан тавиур дээр нэг нэгээр нь овоолно. Үүнийг хийхдээ мэдээлэл хайхад хялбар болгох үүднээс сэдэвчилсэн ангиллыг ажигла.
Алхам 3
Хэрэв танд тавиур дээр суухын тулд нимгэн хавтас хэрэгтэй бол хуваагч ашиглана уу. Энэ нь тавиурын нэг хэсгийг нөгөөгөөс нь тусгаарлах хуваалт хэлбэрээр, эсвэл цаасны босоо нээлттэй тавиур хэлбэрээр байж болно. Тиймээс та нэг фолдерыг тавиураас авахад үлдсэн хэсэг нь унаж эхлэхгүй бөгөөд замбараагүй байдал гарахгүй.
Алхам 4
Компанийн архивт хадгалах ажлыг зохион байгуулах гэх мэт маш олон тооны хавтсанд хадгалах системийг тавиур дээр ашиглаарай. Тиймээс цаасыг улсын хадгаламжид хадгалдаг. Үүний зэрэгцээ хавтсыг тавиур дээр суулгасан тусгай хайрцагт хадгалдаг. Эдгээр хайрцгуудын онцлог шинж чанар нь дээд талаас нээгддэггүй, харин хажуу талаасаа нээгддэг бөгөөд энэ нь танд хэрэгтэй фолдерыг авах боломжийг олгодог. Хүнд савыг тавиураас бүхэлд нь салгахгүйгээр. Хажуугийн хавтас дээр хадгалах хэсэг дотор ямар баримт бичиг байгаа талаархи мэдээлэл бүхий наалтыг наах нь утга учиртай юм.
