Хариуцлагын хатуу хэлбэрийг ажлын явцад эвдэрсэн эсвэл хэвлэх үйлдвэрт хэвлэгдээгүй хэвийг зүгээр хаяж болохгүй. Тэдгээрийг ташуу зураасаар болгоомжтой зурж, төмөр сейфэнд хадгалах хэрэгтэй.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Гэмтсэн буюу бүрэн бус хатуу тайлангийн хуудсыг таван жилийн турш хадгална. Энэ хугацааны дараа маягтуудын тооллогыг зохион байгуулж, объектив шалтгаанаар шаардлагагүй болсон эвдэрсэн, ашиглагдаагүй баримт бичгийн бодит байдлыг баталгаажуулах ёстой. Ийм шалтгаан нь жишээлбэл, баримт, даатгалын бодлого, зочид буудлын нэхэмжлэхийн хуудас болон байгууллагын хуучин хууль ёсны хаягийн бусад хэлбэрийн талаархи заалт байж болно. Бараа материалын бүртгэлийн явцад бүртгэлээс хасах маягтуудын яг тоог, тэдгээрийн дугаарыг тогтоож, баримт бичигт учирсан хохирлын шалтгааныг тогтооно. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад гаргасан урагдалтын хуудаснаас үлдсэн нурууг мөн шалгаж үзэх шаардлагатай.
Алхам 2
Бараа материалаас нэг сарын дараа хатуу тайлангийн хуудсыг устгах комисс цуглуул. Комисс нь ашигласан, эвдэрсэн бүх маягт, тэдгээрийн тоо хэмжээг шалгаж, хийсэн ажилд үндэслэн хасах, устгах акт гаргах ёстой.
Алхам 3
НББ-аас хасах актын хэлбэрийг тухайн байгууллага дээр шууд боловсруулдаг. Актад дугаар олгож, материаллаг хариуцлагатай этгээдийн жагсаалтыг гаргаж, байгууллагын нэрийг заана. Комиссын гишүүдийг нэр, овог, эзэмшсэн албан тушаалынх нь жагсаалтыг гаргаж жагсаалтын эх бичвэрийг эхлүүлнэ. Дараа нь хүснэгтийг зурж, эхний баганад маягтын дугаар, хоёрдугаарт устгалын шалтгаан, гуравдугаарт хасагдсан огноог зааж өгнө. Устгах маягтуудын тоог тоогоор болон үгээр зааж, комиссын бүх гишүүдийн гарын үсгийг цуглуулж, эдгээр гарын үсгийг тайлж, актын төгсгөлд огноог тавина.
Алхам 4
Гарын үсэг зурсан актын үндсэн дээр хариуцлагын хатуу хуудсыг устга. Устгал гэдэг нь хэвэнд хэвлэгдсэн цаасан зөөгчийг нөхөн сэргээх боломжгүйгээр бодитоор устгахыг хэлнэ. Бичсэн баримтуудыг бутлуураар дамжуулж эсвэл шатаана.
