Аливаа байгууллагын үйл ажиллагаа нь баримт бичигтэй ажиллахтай холбоотой байдаг. Тэдгээрийн зарим нь цаг хугацаа өнгөрөх тусам хамааралаа алдаж, ажилд ашиглагддаггүй. Шаардлагагүй цааснаас салахын тулд тэдгээрийг ихэвчлэн устгадаг. Баримт бичгийг устгах ажлыг оффисын ажилд тогтоосон дүрмийн дагуу чандлан гүйцэтгэх ёстой.
Шаардлагатай
- - устгах үйлдэл;
- - баримт бичгийг устгах техникийн хэрэгсэл.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримт бичгийг устгах журамтай танилцана уу. Энэ нь цаасан баримт бичиг болон цахим хэлбэрээр хийгдсэн баримт бичигт хамаарна. Ихэнхдээ практик үнэ цэнээ алдсан, хадгалах хугацаа нь дууссан баримт бичгийг устгадаг. Энэ нь үндсэндээ боловсон хүчин, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт хамаатай.
Алхам 2
Баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалт хийх. Үүний үр дүн нь хадгалагдахаа больсон эдгээр цаасыг хуваарилах, устгахад бэлтгэх тухай акт байх ёстой. Баримт бичгийг хадгалах хугацааг танай байгууллагын файлын одоогийн нэр томъёогоор тодорхойлно. Зарим тохиолдолд нэр томъёог холбооны хууль тогтоомж, засгийн газрын тогтоол, хэлтсийн эсвэл баримт бичгийн стандарт жагсаалтын дагуу тодорхойлдог.
Алхам 3
Бүлэг бүрийн өмнө бүтцийн нэгжийн нэрийг байрлуулж, баримт бичгийг устгах акт гарга. Нийт хэргийн тоог харуулсан ижил төстэй хэргийг нэг ерөнхий гарчгийн дор актад оруулна уу. Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгахад оролцсон байгууллагын ажилтан гарын үсэг зурсан байх ёстой. Үүний дараа уг актыг дарга баталдаг.
Алхам 4
Хуудасны харагдацыг ашиглан устгах тохиолдлыг сонго. Энэ нь санамсаргүйгээр файлд орсон шаардлагатай баримт бичгийг алдахгүй байх боломжийг танд олгоно. Хэрэв аливаа материалыг хадгалах газарт удаан хугацаагаар байсан бол тэдгээрийг сонгон гүйлгэж, баримт бичгийн хамаарлыг тодорхойлж болно.
Алхам 5
Акт орсон баримт бичгийг устгах аргыг сонгоно уу. Эдгээрийг шатаах эсвэл энэ зорилгоор цаас бутлагч ашиглаж болно. Заримдаа устгах материалыг хүлээн авах гэрчилгээ, холбогдох нэхэмжлэх бүхий журмыг боловсруулж, мэргэжлийн аж ахуйн нэгжид зайлуулахаар шилжүүлдэг. Сүүлийн аргыг баримт бичгийн хэмжээ чухал ач холбогдолтой үед ихэвчлэн ашигладаг. Нууцыг хадгалахын тулд хэргийг шилжүүлэх, устгах ажлыг ихэвчлэн байгууллагын ажилтны хяналтан дор явуулдаг.
