Аливаа аж ахуйн нэгж, байгууллагын үйл ажиллагаа нь өмчийн хэлбэрээс үл хамааран баримт бичгийн менежментгүйгээр боломжгүй бөгөөд энэ нь уг үйл ажиллагааны баталгаа болно. Баримт бичгийн эргэлтийг нэгтгэх ажлыг өнгөрсөн зууны 79-ээд оны үед хийсэн боловч бага зэргийн өөрчлөлт, нэмэлт өөрчлөлтөөр бий болгосон стандартууд өнөөдөр хүчин төгөлдөр хэвээр байна.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Байгууллагын үйл ажиллагааг дэмжихэд шаардагдах баримт бичгийн менежментийн нэгдсэн системд гурван төрлийн баримт бичиг орно.
- зохион байгуулалт;
- захиргааны;
- мэдээлэл, лавлагаа.
Сүүлчийн төрлийн баримт бичиг нь эхний хоёртой холбоотой туслах материал бөгөөд тэдгээрээс ялгаатай нь заавал биелүүлэх албагүй. Эдгээр нь менежментийн шийдвэр гаргах, зөв ойлголт, хэрэгжилтэд шаардлагатай аливаа тусгай үйлчилгээний мэдээллийг агуулдаг.
Алхам 2
Лавлах баримт бичигт дараахь зүйлс орно: бизнесийн мэдээллийн товхимол; цахилгаан утас, утасны мессеж; үйлчилгээ, тайлан, тайлбар тэмдэглэл; хураангуй, тойм, мэдээллийн тайлан, акт. Эдгээр баримт бичгийн агуулгыг зөвхөн харгалзан үзэх эсвэл эдгээр мэдээлэлд үндэслэн үйл ажиллагааг өдөөж болно. Энэ бол ажлын урсгалын чухал хэсэг бөгөөд ямар ч үйлдвэрлэлийн процессыг зохион байгуулах боломжгүй юм.
Алхам 3
Хэрэв бид зарим төрлийн мэдээлэл, лавлагаа баримт бичгийн талаар ярих юм бол тэдгээрийн ихэнх нь мэдээллийн захидал бөгөөд зохиогчид нь хариуцагчийн анхаарлыг зарим баримт, бараа, удахгүй болох үйл явдал, үйл ажиллагааны талаарх мэдээлэлд өгдөг. Эдгээр нь санаачлагатай, менежментийн дээд түвшний эцэг эх байгууллагуудаас өгсөн үүрэг даалгаврын хэрэгжилтийн тайлан хэлбэрээр бичигдсэн байдаг. Өөрийгөө өдөөж буй худалдааны захидлууд нь мэдээлэл, лавлах баримт бичгүүдэд бас хамаарна.
Алхам 4
Хураангуй, тойм эсвэл мэдээллийн тэмдэглэл - Товч хураангуй байж болох зарим ижил төрлийн баримт, зүйл, үйл явдлын тодорхойлолтыг агуулсан баримт бичиг боловч энэ шаардлагыг заавал биелүүлэх шаардлагагүй болно. Энгийн гэрчилгээг сонирхогч талууд эсвэл хувь хүмүүсийн хүсэлтээр бэлтгэж болох бөгөөд аливаа баримтыг баталгаажуулсан баримт бичиг болдог. Эдгээр нь жишээлбэл, цалингийн гэрчилгээ, гэр бүлийн бүрэлдэхүүн, ажил, сурах газар гэх мэт.
Алхам 5
Үйлчилгээний тэмдэглэлийг ихэвчлэн үйлдвэрлэлээс шууд хамааралгүй хэлтэсүүдийн хооронд мэдээлэл солилцох зорилгоор ашигладаг. Ажил үүргээ гүйцэтгэхэд нь мэдэж байх ёстой баримтуудын талаар мэдээлэх зорилгоор тайланг шууд ахлагчид бичдэг. Хөдөлмөрийн сахилгыг зөрчсөн тохиолдолд тайлбарласан тайлбарыг зөрчигчид өөрсдөө үйлдлээ тайлбарлах зорилгоор бичдэг. Тодорхой баримтыг баталгаажуулсан актуудыг хамтад нь гаргаж, шалгалт, үйл ажиллагаанд дор хаяж 3 оролцогч гарын үсэг зурдаг.
